E-Satın Alma ve E-İhale Yazılımı mevcut kurumsal kaynak sisteminiz ile birleşerek, mal ve hizmet alım sürecinizin tedarikçileriniz ile olan sözleşmelerdeki fiyatlara uygun şekilde gerçekleşmesini sağlayan bir programdır.
E-Teklif Toplama, E-İhale ve EBYAS Arşivinin aktarımı fonksiyonlarını barındıran web tabanlı yazılım hizmeti olup işlemenizin satın alma süreçlerini kontrol altına alarak ilgili departman bazında takibi kolayca yönetmenizi sağlar.
ETTS ; Firmalar + Belgenet + Sap ile entegre bir şekilde çalışmaktadır. Aynı zamanda talebiniz durumunda kendi ERP sisteminize entegrasyon sağlayarak süreci eş zamanlı kontrol edebilirsiniz.
A) Teklif Toplama Süreci
E-Teklif Toplama modülü ile firmalardan teklif toplama ve e-imzalanması süreçleri sistem üzerinden en verimli şekilde yürütülür. E-İhale modülü ile ve firmaların eş zamanlı olarak rekabet etmelerini sağlanır. E-teklif toplayan kurum , kuruluş ve e-teklif veren firmalar ihale bitiş süresine kadar verilen teklifleri göremezler.
Firma vermiş olduğu teklif durumunu ara yüz sayesinde kolaylıkla takip edebilir. Firma son teklif verme tarih ve saat gelesiye kadar fiyatlarında güncelleme yapabilir. Fiyatlar ve teklif formları şifreli olarak son teklif verme tarih ve saatine kadar saklanmaktadır, bu süreçte firma personeli dahil hiç kimse son teklif süresine kadar gönderilen teklif fiyatlarını göremez.
Teklif toplama süreci dört ayrı aşamada gerçekleşmektedir.
- a)Teklif toplama
- b)Talep oluşturma
- c)Değerlendirme
- d)Sipariş Takibi
B) Talep Oluşturma
Teklif toplama modülü ilan yayınlama(talep oluşturma) işlemiyle başlayıp firmalardan fiyat alımı ve onay işlemleri şeklinde devam eder. Davetli firmalar bu aşamada e-posta veya sms ile bilgilendirilir ve ihale sürecini oradan takip edebilirler.
C) Değerlendirme
Ara yüz sayesinde hangi firmaların ne kadar fiyat verdiği kolaylıkla takip edilebilir. Fiyat karşılaştırması hatasız bir şekilde gerçekleşmiş olur. Yine talebinize istinaden kendi ERP sisteminize entegrasyon sağlanılarak değerlendirmeleri kendi sisteminiz üzerinden de yapabilir yada sistem üzerinden değerlendirme sürecini sağlıklı bir şekilde yönetebilirsiniz.
D) Sipariş Takip
Ara yüz yardımı ile işi alan firma işi yapacağına dair onay vermesi durumunda ilgili talebi takip eden kullanıcıya onaylandığına dair bilgilendirme e-postası gönderilir. Firma ilgili dosyayı e-imza süreci yada ıslak imza ile imzaladıktan sonra siparişi onaylayarak tamamlamış olur.
Onaylanan siparişler aktarım programına gönderimi için siparişi onaylanan ilanlar listesine düşer. Firma/Kurum, kullanıcı ilgili sipariş formlarını ön izleyip kontrol ettikten sonra istenilen programa aktarımı gerçekleştirir.
E-SATINALMA – E-İHALE YAZILIM SÜRECİ
E-ihale yazılım süreci , Elektronik ihale yazılımı ile alıcının birden çok satıcıyı aynı anda elektronik ortamda teklif vermeye davet etmesi ile gerçekleşmektedir. Tedarikçiler ara yüz sayesinde tekliflerin iletirler revize teklif verme imkanı sayesinde son teklif verme tarih ve saat gelesiye kadar fiyatlarında güncelleme yapabilir.
Son teklif verme saatinden sonra otomatik olarak sistem kendini durdurur değişiklikler ve iptaller yapılamaz.
Yazılım sayesinde en uygun teklifi veren tedarikçilerin adil ve şeffaf olarak belirlenmesi sağlanır.
İhale bitiminde sistem Kazanan firmayı ve ardından gelen en yakın fiyat veren firmayı belirlemektedir . Kazanan firma yeşil olarak işaretlenirken onu takip eden en yakın firma ise kırmızı ile belirtilmektedir.
Bu uygulama SAP ile entegre ya da ayrı olarak çalışabilen bir programdır.
Tedarikçiler aynı anda çevrimiçi olup, iskontolu revize teklifler verebilirler. Böylece hem maliyet tasarrufu, hem vakit tasarrufu sağlanır.
Bu ihale süreci boyunca tek tıkla kolayca revize teklif toplayın!
Ara yüz sayesinde belirttiğiniz tüm bilgiler, yüklediğiniz tüm dokümanlar tüm tedarikçilere aynı anda ve aynı şekilde iletilir. Tedarikçilerin vermiş olduğu tekliflere karşı revize teklif iste işlemi sayesinde tekrardan kolay bir şekilde revize teklifler toplanmış olur.
Arşivleme ve Raporlama İmkanı !
Ara yüz sayesinde gerçekleştirdiğiniz tüm E-İhale ve E-Teklif Toplama verilerinizi arşivler, raporlar ve yedekler. Geriye dönük tüm verilerinize, dokümanlarınıza, şartnamelerinize, tedarikçilerin verdikleri onay ve taahhütlere istediğiniz zaman ulaşabilirsiniz.
E-İhale aşağıdaki sıra ile sonuca kavuşmaktadır;
- - İhale
- - Şartname Hazırlanması
- - Teklif içeriğinin Belirlenmesi
- - Davet
- - Tekliflerin Toplanması
- - Değerlendirme
- - Sonuç
- - Bildirim
Bildirim yapıldıktan sonra ihale en uygun veren firmada kalmaktadır.
Doğrudan temin olarak ihale sonuçlanmaktadır.
ELEKTRONİK ORTAMDA TEKLİF TOPLAMA AVANTAJLARI NELERDİR ?
- 1) Evrak işlerini elektronik ortama aktarılması ile süreçlerde hızlanılması sağlanır. Böylelikle kısa sürede E-teklif sayesinde evraklar düzenli bir şekilde kurum ve kuruluşların sistemine düşmektedir.
- 2) Satın alma süreçlerini departman bazında yürütme , satın alma birim yöneticisinin onayı olmadan hiçbir şekilde satın alma gerçekleşemez .
- 3) Satın alma maliyetlerinde azalma , kurum ve kuruluşlar satın alma için gerek vakit gerek maliyet adı altında çok fazla iş yükleri olmaktadır. Bu yazılım sayesinde hem vakitten tasarruf hem de maliyet olarak tasarrufa uğramaktadır.
-
4) E-posta ve SMS bilgilendirmesi ile iletişimsizliği ortadan kaldırma , ihaleye katılan firmalara Mail / SMS olarak bilgi gitmektedir.
Talep üzerine hem E-posta hem SMS gönderilebilir.
-
5) Dosyaların Şifreli olarak sistemde tutulması , ihalenin adil bir şekilde yapılması ve ihale’nin bitiş saatine kadar verilen teklifler şifreli bir şekilde tutularak ihaleyi sonlandırılmaktadır.
İhale bitiş saatine kadar kurum kuruluşlar dahil hiçbir kimse dosyaları (teklifleri) göremez.
- 6) Fiyat karşılaştırma tabloları sayesinde hatasız teklif değerlendirme imaknı , ihaleye katılan firmalar verdikleri teklifleri ihale bitiminde tablo halinde karşınıza çıkmaktadır. Bu şekilde ürünün cinsi fiyatı ve firmaların hepsini tek bir tabloda görebilirsiniz.
- 7) Detaylı raporlama imkanı , ürün cinsi , ürün içeriği firmaya ait bütün bilgileri detaylı bir şekilde raporlama imkanı sunulmaktadır . Ayrıca Kurum ve Kuruluşlar bu yazılım sayesinde kendi arşivlerine kaldırabilecek kadar detaylı raporu saklayabilirler.